Gmailでのアーカイブと削除の違い

Gmailで受信したすべての処理を理解する

ほとんどの人にとって、Gmailは日常生活で最も重要なツールの1つです。問題は、ほとんどの人が非常に多くの電子メールを受信するため、受信トレイを整理しておくのが難しく、ランダムな不要な電子メールでいっぱいではないことです。 Gmailでは、ユーザーがメールをさまざまなフォルダー、タブ、タグに整理して並べ替える複数の方法を提供していますが、Googleの検索で毎秒数百万語をスキャンできるのに、なぜGmailを整理するのに多大な労力が必要なのでしょうか？幸いなことに、Gmailには、各メールを個別のフォルダーに数日費やすことなく、インターフェースをクリーンアップするのに役立つアーカイブツールがあります。

アーカイブとは何ですか？

Gmailでメールをアーカイブする行為は、それを取得して、それが存在し続けるが受信トレイを混乱させないフォルダにそれを配置することです。これについての最良の部分は、必要に応じて将来もアクセスできるということです。ユーザーがメールをすばやく簡単にアーカイブできるため、Gmailはこのタスクを素晴らしく処理します。

削除とは何ですか？

メールを削除することにした場合、メールはごみ箱フォルダに送信されます。このフォルダは、実際にメールを削除するつもりがなかった場合のバックアップとして機能します。一部の人々は、受信トレイに入れるほど重要ではないと見なしている電子メールの廃棄場所としてごみ箱フォルダを使用しています。これに関する問題は、Gmailがゴミ箱に入れられたメールを30日後に自動的に削除することです。したがって、受信トレイをクリーンアップするためのツールとしてごみ箱フォルダを使用するのは良い考えのように思えますが、将来必要になる可能性のあるメールを失う可能性が高いことを知ってください。

メールをアーカイブする必要がある理由

誰かと会話しているときに、住所や電話番号などの情報が交換されたとします。その時点で、必要なものを書き留めたり保存したりできるので、受信ボックスが乱雑になる点が見当たらないため、会話を削除することにします。

ここで、その会話を振り返ったり、それらのメールから情報を取得したりする必要がなかったであろう時間を想像してみてください。メールスレッドを削除した場合、振り返って探しているものを簡単に見つけることはできません。メールをアーカイブすると、受信トレイにメールを表示する必要がなくなりますが、必要に応じてクイック検索を行うと元に戻せるという安心感も得られます。

また、アーカイブされたメールはすべて、ナビゲーションドロワーにある「すべてのメール」フォルダーにあります。メールは一度アーカイブされると整理されませんが、最近アーカイブされたメールにすばやくアクセスする必要がある場合は、リストの上部に表示されます。

AndroidのGmailでメールをアーカイブする方法

メールをアーカイブするには、3つの簡単な方法があります。これらの方法のうち2つは個々の電子メールをアーカイブするためのもので、3つ目は複数の電子メールを選択し、後で使用するためにアーカイブする方法です。

メールをアーカイブする最も簡単で簡単な、最も事故が起こりやすい方法は、受信トレイ内のすべてのメールのリストビューを見ながらスワイプすることです。ほとんどのAndroidユーザーは、画面の左端からスワイプしてナビゲーションドロワーにアクセスすることに慣れているため、誤ってメールを送信してアーカイブすることは簡単です。幸いなことに、メールをスワイプしてすぐに、Gmailを使用すると、アーカイブ後しばらくの間表示される[元に戻す]ボタンを押すだけで、操作を元に戻すことができます。

Gmailの設定では、偶発的に頻繁に行う場合や、この機能が必要ない場合に、この機能をすばやくオフにすることができます。これを行うには、ナビゲーションドロワーを開き、設定がある場所まで下にスクロールし、一般設定を入力します。上から2番目のオプションでは、「アーカイブへのスワイプ」のオン/オフを選択できます。

電子メールをアーカイブする2番目の方法は、個々のメッセージスレッドを表示することです。メールの内容を読み終えたら、タスクバーにいくつかのオプションが表示されます。あなたを待っている複数のアイコンの1つは、下向きの矢印が付いたボックスのように見えるものです。これはアーカイブボタンです。電子メールの表示中にこれを選択すると、受信ボックスに送り返され、電子メールがアーカイブされたことを知らせるステータスが数秒間画面の下部に表示されます。メールをアーカイブするつもりがなかった場合、元に戻すために選択できる[元に戻す]ボタンがあります。

最後に、受信トレイを調べて、それを本当にクリーンアップする時間であると判断した場合、最後の方法でこれをすばやく簡単に行うことができます。リストビューで受信トレイを見ながら、送信者の画像（通常は送信者の名前の最初の文字が入った色付きのボックス）をクリックするか、メールを長押しして選択します。

さらにメールを選択するプロセスを続行し、アーカイブするすべてのものを選択したら、タスクバーにある下向きの矢印の付いた同じボックスアイコンをクリックします。最後の方法と同様に、メールをアーカイブした直後に、多数のメールをアーカイブしていることを通知するステータスが画面の下部に表示され、アクションを取り消すオプションが提供されます。

上記のいずれかの方法でメールを誤ってアーカイブまたは削除することが心配な場合、Gmailでは、メールのアーカイブまたは削除に別の手順を追加する機能を有効にできます。この承認により、選択したアクションを実際に完了したいという確認を求める電子メールを削除またはアーカイブしようとすると表示されるポップアップダイアログボックスが追加されます。

これをオンにするには、ナビゲーションドロワーを開いて設定までスクロールし、一般設定を選択します。メニューの下部には、削除とアーカイブの前に確認を有効にする2つのチェックボックスがあります。

アーカイブと削除に関するこの新しい知識により、Gmailの受信トレイをより効率的にクリーンアップして実行できるようになりますが、いつか必要になる可能性のある情報を取り除くことはありません。